گردش ورود و خروج کالا به انبار و نحوه خرید و سفارش کالا در فرایند ذیل به طور کامل تشریح شده است:

1 ـ برگ درخواست خريد:

  بموجب بررسی صورت گرفته در خصوص سیستم خرید شرکت مشخص گردید که بر اساس تقاضاي رسيده از بخشها، مراحل زير براي خريد كالا انجام مي‌گيرد:

1. انباردار شرکت برگ درخواست خريد را در دو نسخه تنظيم و هر دو نسخه را به واحد تداركات ارسال مي‌نمايد.
2. واحد تداركات نسخ برگ درخواست خريد را به تأييد حسابداري و مسئول بخش اداري و مالي مي‌رساند.
3. تداركات نسخه دوم فرم را به انبار ارسال نموده و نسخه اول را براي انجام عمليات خريد نزد خود نگهداري مي‌نمايد.
4. انباردار نسخه دوم را تا زمان دريافت كالا موقتاً نزد خود نگهداري مي نمايد.
5. انباردار پس از دريافت كالا و مقايسه آن با نسخه دوم برگ درخواست خريد كالا، رسيد انبار را براساس كالاي دريافتي مطابق نمودار شماره دو تنظيم كرده و نسخه دوم برگ درخواست خريد را پس از ثبت اطلاعات در كارت انبار، بايگاني مي‌كند.
6. واحد تداركات براساس فاكتورهاي خريد صورتحسابي تهيه كرده و آن را همراه نسخه اول برگ درخواست خريد و فاكتورها و اسناد ضميمه ديگر به حسابداري ارسال مي‌نمايد.
7. حسابداري فرمهاي‌ دريافتي را با هم و رسيد انبار مقايسه كرده و پس از انجام عمليات مالي لازم، نسخه اول برگ درخواست خريد را همراه ساير مدارك، حسب مورد، بايگاني يا به حسابداري دفتر مركزي ارسال مي‌نمايد.

ستونهاي برگ درخواست خريد (شكل 1) بشرح زير تكميل مي‌شود:

• تاريخ: تاريخ صدور برگ درخواست خريد
• شماره: شماره مسلسل برگ درخواست خريد
• شرح كالا: نام و مشخصات كالاي مربوطه
• شماره كالا: شماره‌اي كه كالا تحت آن، در انبار نگهداري مي‌شود.
• مقدار تقاضا شده: مقدار كالايي كه جهت ابتياع مورد تقاضا واقع شده است.

*ملاحظات: توضيحات اضافي كه تحت عناوين ستونها نمي‌توانند نوشته شوند در اين قسمت منظور مي‌گردند. در قسمت تحتاني فرم، حسابداري و مسئول بخش اداري و مالي، محلهاي مربوط را امضاء مي‌نمايد.

2 ـ برگ رسيد انبار

در موقع رسيدن كالا به انبار مراحل زير انجام مي‌گيرد:

1. انباردار در هنگام تحويل كالا، فرم رسيد انبار را در دو نسخه سفيد ضخيم و رنگي نازك تنظيم كرده و پس از امضاء، نسخه اول سفيد ضخيم را به واحد تداركات ارسال و نسخه دوم رنگي را پس از ثبت در كارت انبار بايگاني مي‌كند.
2. واحد تداركات كنترلهاي لازم را بر روي نسخه اول رسيد انبار انجام داده و سپس آنرا همراه فاكتورها و مدارك ديگر به حسابداري مي‌فرستد.
3. حسابداري پس از رسيدن مدارك از واحد تداركات، آنها را با نسخه اول رسيد انبار مقايسه كرده، عمليات مالي لازم را انجام مي‌دهد و سپس نسخه اول رسيد انبار به همراه مدارك ديگر، حسب مورد، بايگاني يا به حسابداري دفترمركزي ارسال مي‌نمايد.

ستونهاي برگ رسيد انبار بشرح زير تكميل مي‌شود:

• تاريخ: تاريخ صدور برگ و رسيد انبار
• شماره: شماره مسلسل برگ رسيد انبار
• شماره برگ درخواست خريد: شماره برگ درخواست خريدي كه كالا طي آن سفارش داده شده است.
• شماره كالا: شماره‌هايي كه كالا تحت آن در انبار نگهداري مي‌شود.
• مقدار: مقدار كالاي رسيده
• قيمت واحد: قيمت واحد كالا
• قيمت كل: قيمت كل كالا

* ملاحظات: توضيحات اضافي كه تحت عناوين ستونها نمي‌توانند نوشته شوند، در اين قسمت منظور مي‌گردند.در قسمت تحتاني فرم، انباردار پس از درج نام خود محل مربوطه را امضاء مي‌نمايد.

3- برگ برگشت از خريد:

در مورد كالاهايي كه به عللي پس از خريد برگشت داده مي‌شوند، بشرح زير اقدام مي‌شود:

1. انباردار هنگام برگشت‌كالا، برگ‌برگشت از خريد را در دونسخه سفيدضخيم و رنگي نازك تنظيم‌كرده و پس از اخذ تأييد مسئول‌ بخش اداري مالي براي برگشت‌كالا، نسخه اول را به واحد تداركات و نسخه دوم را پس از ثبت در كارت انبار بايگاني مي‌كند.
2. مسئول واحد تداركات پس از كنترل فرم، آن را امضاء نموده و كار برگشت‌كالا را به مأمور خريدي كه قبلاً كالا را خريداري كرده، ارجاع مي‌كند.
3. مأمور خريد پس از عودت كالا و دريافت وجه كالا و واريز آن به حساب جاري يا درآمدها حسب مورد، نسخه اول فرم و دست نويس جديد فروشنده را كه در آن وجه پس داده شده قيد گرديده، به همراه فيش بانكي به حسابداري تحويل مي‌دهد.
4. حسابداري فرم را از نظر قسمت اطلاعات و امضاهاي مجاز آن كنترل و عمليات لازم را انجام مي دهد و نسخه اول برگشت از خريد را بايگاني مي‌نمايد.

ستونهاي برگشت از خريد (شكل 3) به شرح زير تكميل مي‌گردند:
تاريخ:

• برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار تاريخ صدور برگ برگشت از خريد
• شماره: شماره مسلسل برگ برگشت از خريد
• شماره رسيد انبار و تاريخ آن در سطر مربوطه درج مي‌گردند.
• شرح كالا: نام و مشخصات كالاي مربوط
• شماره كالا: شماره اي كه كالا تحت آن در انبار نگهداري مي‌شود.
• مقدار مرجوعي: مقدار كالاي مرجوعي
• قيمت واحد: قيمت واحد كالا
• قيمت كل: مبلغ كالاهاي برگشتي

قسمت تحتاني فرم و انباردار، مسئول واحد تداركات مسئول بخش اداري و مالي در محلهاي مربوطه امضاء مي‌نمايند.

مواقعي كه كالا براي استفاده از انبار درخواست مي‌شود، عمليات زير انجام مي‌گيرد:

1. مسئول بخش يا واحد درخواست‌كننده كالا، برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار (شكل 4) را در دو نسخه ضخيم سفيد و رنگي نازك تكميل و آن را به انبار ارسال مي‌كند.
2. انباردار در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار، قسمتهاي مربوطه در فرم مشترك را در دو نسخه سفيد ضخيم و رنگي نازك تكميل و پس از امضاء به تأييد مسئول بخش اداري و مالي مي‌رساند سپس از تحويل گيرنده در قسمت تحتاني فرم امضاء مي‌گيرد و جنس را به وي تحويل مي‌دهد.
3. انباردار پس از ثبت اطلاعات فرم در كارت انبار، نسخ حواله انبار را به تأييد مسئول بخش يا واحد مصرف‌كننده مي‌رساند. سپس نسخه اول فرم را به حسابداري ارسال و نسخه دوم را بايگاني مي‌كند.
4. حسابداري پس از كنترل نسخه اول فرم از نظر صحت اطلاعات مندرج در فرم و امضاهاي مجاز آن، عمليات مالي لازم را بر اساس اطلاعات مندرج در فرم انجام داده و در آخر آنرا بايگاني مي‌كند.

ستونهاي برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار بشرح زير تكميل مي‌گردد:

• تاريخ درخواست: تاريخ درخواست جنس از انبار
• قسمت مصرف كننده: نام قسمت متقاضي جنس
• شماره: شماره مسلسل برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار
• تاريخ: تاريخ تحويل جنس به قسمت درخواست كننده
• شرح كالا: نام و مشخصات كالاي مورد درخواست
• شماره كالا: شماره‌هايي كه كالا تحت آن در انبار نگهداري مي‌شود.
• واحد كالا: واحد اندازه گيري كالا
• مقدار درخواستي: مقدار كالاي مورد نياز است.
• مقدار واحد: قيمت واحد كالاي تحويلي
• قيمت كل: قيمت كل كالاي تحويلي

*ملاحظات: توضيحات ديگر در اين ستون آورده مي‌شود.در قسمت تحتاني فرم، مسئول قسمت درخواست كننده، تحويل گيرنده، مسئول بخش اداري و مالي مسئول قسمت مصرف كننده محل مربوطه را امضاء مي‌نمايند.

5 ـ برگ مرجوعي كالا به انبار

اقلامي كه توسط بخش يا واحد درخواست كننده به عللي مورد استفاده قرار نمي‌گيرند بشرح زير به انبار عودت داده مي‌شوند:

1. انباردار پس از دريافت جنس، برگ مرجوعي كالا به انبار را در دو نسخه سفيد ضخيم و رنگي نازك تنظيم و پس از اخذ امضاي تحويل دهنده كالا در زير فرم هر دو نسخه آنرا توسط وي به نزد واحد برگشت دهنده ارسال مي‌كند.
2. مسئول واحد برگشت دهنده كالا، فرم را تأييد و به انباردار برگشت مي‌دهد.
3. انباردار فرم را به تأييد مسئول بخش اداري مالي مي‌رساند. سپس نسخه اول آنرا به حسابداري ارسال و نسخه دوم فرم را پس از ثبت اطلاعات آن در كارت انبار بايگاني مي‌كند.

ستونهاي برگ مرجوعي كالا به انبار (شكل 5) بشرح زير تكميل مي‌گردند:

• تاريخ: تاريخ صدور برگ مرجوعي كالا به انبار
• شماره : شماره مسلسل برگ مرجوعي كالا به انبار
• واحد برگشت دهنده: نام واحد برگشت دهنده كالا
• شرح كالا: نام و مشخصات كالا
• شماره كالا: شماره هايي كه كالا تحت عنوان آن در انبار نگهداري مي‌شود.
• واحد كالا: واحد اندازه‌گيري كالا مي‌باشد.
• مقدار مرجوعي: مقدار كالاي مرجوعي به انبار
• قيمت واحد: قيمت واحد كالاي مرجوعي
• قيمت كل: قيمت كل كالاي مرجوعي

*ملاحظات: توضيحات ديگر در اين قسمت نوشته مي‌شود.در قسمت تحتاني فرم، انباردار، تحويل دهنده كالا، مسئول واحد يا بخش برگشت دهنده و مسئول بخش اداري مالي محل‌هاي مربوط را امضاء مي‌نمايند.

6 ـ كارت انبار

كارت انبار (شكل 6) كليه اطلاعات مربوط به نقل و انتقالات كالا را در برمي‌گيرد و بايد در هر مقطع زماني، تعداد اقلام موجود در انبار را نشان دهد. در اين كارت مقدار كالاي وارده يا صادره با ذكر تاريخ و شماره سند ورود و خروج توسط انباردار منعكس مي‌شود. براي هر قلم كالا، يك كارت صادر شده و مشخصات فني، محل نگهداري و واحد آن در محل‌هاي مشخص ثبت مي‌شوند.
ستونها در كارت انبار بشرح زير توسط انباردار تكميل مي‌گردند:

• نام كالا: نام متداول يا استاندارد كالاي مربوطه
• شماره كالا: شماره‌اي كه كالا تحت آن در انبار نگهداري مي‌شود.
• نوع يا مدل: مشخصه شركت توليد كننده است.
• واحد كالا: واحد كالا مي‌باشد.
• شماره قفسه: محلي كه كالا در آن نگهداري مي‌شود.
• حداقل: مقدار حداقل پيش‌بيني شده براي موجودي كالا
• نقطه سفارش: نقطه‌اي كه كالا وقتي به آن مقدار مي‌رسد، سفارش انجام مي‌گيرد.
• حداكثر: مقدار حداكثر پيش بيني شده موجودي كالا
• تاريخ: تاريخ ورود يا صدور يا سفارش كالا در انبار
• شماره سند: شماره فرمي كه جنس بر اساس آن به انبار وارد، يا از آن صادر و يا سفارش داده مي‌شود.
• مقدار سفارش: مقداري كه سفارش داده شده.
• وارده: مقداري كه طبق سند به انبار وارد مي‌شود.
• صادره: مقداري كه طبق سند از انبار خارج مي‌شود.